مانیتورینگ چیست و چرا باید از آن استفاده کنیم؟
مانیتورینگ یکی از کاربردی‌ترین فعالیت‌هایی است که می‌توانید از آن برای نظارت بر عملکرد پروژه‌های خود استفاده کنید.
اما مانیتورینگ چیست و چرا باید از آن استفاده کنیم؟ امروزه پروژه‌های گوناگون در زمینه‌های مختلف، از اطلاعات و بخش‌های گسترده‌ای برخوردار هستند و برای اطمینان از عملکرد صحیح آن‌ها باید نظارت مشخصی بر آن‌ها انجام شود. مانیتورینگ مجموعه‌ای از اعمال است که شما را می‌تواند در این مسیر کمک کند. برای آشنایی بیشتر با مفهوم مانیتورینگ و چگونگی انجام آن، در ادامه این مقاله همراه ما باشید.
مفهوم مانیتورینگ چیست؟
ردیابی و پیگیری دوره‌ای هر فعالیتی (به صورت روزانه، هفتگی، ماهانه و سالانه) برای جمع‌آوری داده جهت تجزیه و تحلیل فرایند آن فعالیت را مانیتورینگ می‌نامند. در مانیتورینگ، باید مخاطبان هدف خود را در جهت درست انجام شدن فعالیت‌های مدنظر مشخص کنید. نظارت بر یک برنامه یا مانیتورینگ، شامل جمع‌آوری داده‌های معمولی است که در جهت پیشرفت خدمات شما برای دستیابی به اهداف برنامه اندازه‌گیری می‌شوند. به عبارت ساده‌تر، مانیتورینگ با اطلاعاتی که به شما می‌دهد، به کسب و کار شما کمک خواهد کرد تا بهره‌وری فعالیت خود را به حد قابل توجهی بالا ببرید.
این عمل تغییرات در خروجی‌ها و عملکرد برنامه را در طول زمان ردیابی می‌کند. از طرفی بازخورد منظمی به شما ارائه به شما ارائه می‌دهد و پیشرفت یا عدم پیشرفت فعالیت شما را می‌توان از این بازخوردها نتیجه‌گیری کرد. هدف اصلی استفاده از این نظارت، اجازه دادن به مدیریت و ذی‌نفعان برای تصمیم‌گیری آگاهانه درباره اثربخشی برنامه‌ها و استفاده مفیدتر از منابع موجود است.
چه زمانی باید از مانیتورینگ استفاده کرد؟
برای پاسخ به این سوال می‌توان ۵ مورد اصلی را در نظر گرفت:
- این فرایند یک فرایند پیوسته است که در طول عمر یک برنامه رخ می‌دهد. یعنی از لحظه شروع تا آخرین لحظه استفاده از یک برنامه، می‌توان مانیتورینگ را روی آن انجام داد.
- برای تاثیرگذاری بیشتر، باید این فرایند از مرحله طراحی یک برنامه با استناد به تمام منابع موجود (از جمله منابع مالی، زمان و افراد درگیر)، برنامه‌ریزی شود.
- نظارت بر یک فعالیت، باید در هر مرحله از آن فعالیت انجام شود. یعنی در مراحل مختلف باید داده‌های متفاوتی را از طریق مانیتورینگ به دست آورید و با استفاده مداوم از این داده‌ها، به تجزیه و تحلیل روند بپردازید.
- در پروژه‌های بزرگ، معمولا چیزی در حدود ۷٪ از کل بودجه پروژه را برای مانیتورینگ اختصاص می‌دهند.
- ارزیابی‌های دیتاهای به دست آمده در هر برنامه، معمولا بعد از پایان هر بخش انجام می‌شوند. البته این داده‌ها باید در ابتدای هر فعالیت، برنامه‌ریزی شوند؛ چرا که داده‌های جمع‌آوری شده در طول برنامه بسیار متکی به داده‌های پایه برنامه‌ریزی‌شده هستند و این داده‌های پایه از اهمیت ویژه‌ای برخوردار هستند.
بر چه کارهایی باید نظارت انجام شود؟
| نظارت بر چه چیزهایی انجام می‌شود؟ | سلسله مراتب فعالیت‌ها |
| آیا فعالیت‌های برنامه‌ریزی شده به موقع و در چارچوب بودجه انجام شده است؟ و چه فعالیت‌هایی بی‌برنامه انجام شده‌اند. | فعالیت‌ها |
| پروژه چه محصولات یا خدمات مستقیم ملموسی را در نتیجه فعالیت‌ها ارائه کرده است. | خروجی‌ها |
| چه تغییراتی در نتیجه خروجی‌ها رخ داده است و تا چه حد ممکن است به پیشنهاد پروژه و تاثیر مطلوب کمک کند؟ | عواقب |
| این پروژه تا چه اندازه به اهداف بلندمدت خود کمک کرده است؟ چرا و چرا نه؟ از طرفی پروژه چه پیامدهای مثبت یا منفی پیش‌بینی نشده‌ای داشته است؟ | تاثیرها |
انواع مانیتورینگ
مانیتورینگ را می‌توان در چهار دسته‌بندی مختلف تفکیک کرد. این دسته‌بندی‌ها به تفکیک زیر هستند.
- نظارت بر فرایند (به صورت در لحظه یا Real-Time)
- ردیابی پیشرفت
- اعتبارسنجی پیشرفت
- نظارت بر عملکرد
در ادامه نگاهی به هرکدام از این انواع می‌اندازیم.
نظارت بر فرایند
نظارت بر فرایند یکی از اعضای اصلی در هر سیستم مانیتورینگ است. بخش نظارت بر فرایند، مدیر پروژه را از اطلاعات مربوط به اجرای واقعی پروژه مطلع می‌کند. در واقع نظارت بر فرایند به پرسنل مشغول در آن زمینه کمک می‌کند تا از درستی اجرای پروژه مطلع شوند و بدانند برای پیشرفت چه کارهایی می‌توانند انجام دهند. نظارت بر فرایند مرحله‌ای است که با استفاده از چک‌لیست‌ها و دستورالعمل‌های مختلف که توسط کارکنان پروژه تهیه شده است، انجام می‌شود.
پیروی از این چک لیست‌ها و نظارت منظم بر فرایند، به کارکنان اجازه می‌دهد تا با شناسایی شکاف‌های موجود در قسمت‌های مختلف پروژه، تصمیماتی را در راستای بهبود عملکرد اتخاذ کنند. به منظور انجام این فرایند، ابزار نظارتی خاصی مورد نیاز است که با استفاده از آن‌ها اطلاعات زیر جمع‌آوری می‌شوند.
- هدف از مانیتورینگ
- این بازدید چه فعالیتی را پوشش می‌دهد.
- متدولوژی اتخاذی برای بازدید
- یافته‌های کلیدی در زمینه فعالیت مربوط به پروژه
- بازخورد دریافتی از کارکنان
- مهلت‌ها و مسئولیت‌های مربوط به پروژه
ردیابی پیشرفت
هر پروژه‌ای، اهدافی را برای دستیابی برای خود تعریف کرده است. یکی از عملکردهای کلیدی مانیتورینگ، ثبت پیشرفت‌های مشخص‌شده در برابر اهداف مشخص‌شده برای پروژه است. برای ردیابی پیشرفت، نیاز است تا همه شاخص‌های خروجی برای فعالیت‌های کلیدی و اهداف آن برای شاخص‌های خروجی مشخص شوند. در این پروسه، اهداف را به بازه‌های زمانی مختلف مانند سه‌ماهه بر سال تقسیم می‌کنند. سپس میزان پیشرفت در برابر اهداف مشخص می‌شوند و ردیاب‌ها به طور خودکار انحراف معیار آن‌ها در برابر مسیر رسیدن به هدف بررسی می‌کنند. در واقع می‌توان گفت ردیابی پیشرفت به دو دلیل اصلی بررسی می‌شود:
- برای دیدن این که آیا پروژه در مسیر قرار دارد یا خیر.
- اینکه آیا وظایف مختلف در پروژه در زمان درستی انجام شده‌اند یا خیر.
اعتبارسنجی پیشرفت
اعتبارسنجی پیشرفت نیز یکی دیگر از انواع مهم مانیتورینگ است. پیشرفت بخش‌های کلیدی پروژه معمولا به کارکنان آن حوزه اطلاع داده می‌شود. برای اعتبارسنجی پیشرفت خروجی گزارش شده، کارکنان بخش مانیتورینگ خروجی‌های ردیاب را جمع آوری می‌کنند و شاخص‌های خروجی را برای تایید اعتبار شناسایی می‌کنند. این مسئله با استفاده از ابزار تایید یا MoV (Means of Verification) جمع‌آوری می‌شوند. این امر با ارزیابی و تایید کامل فرایندی که توسط کارکنان آن حیطه اتخاذ می‌شود، دنبال می‌شود. در عین حال اگر فعالیت مدنظر در گذشته انجام شده باشد، نتایج آن فعالیت نیز در این روند بررسی می‌شود.
نظارت بر عملکرد
در این بخش از مانیتورینگ، عملکرد بخش‌های مختلف تحت نظارت قرار می‌گیرند. ارزیابی شاخص‌های عملکرد در این بخش به مدیران پروژه کمک می‌کند تا درک بهتری از عملکرد پروژه‌های خود داشته باشند. این شاخص‌های عملکرد معمولا در طرح‌های پیشنهادی برای پروژه مشخص می‌شوند و به عنوان یکی از شاخص‌های اصلی در برنامه مانیتورینگ مورد استفاده قرار می‌گیرند. در این بخش، داده‌های پایه بسیار اهمیت دارند؛ چراکه وضعیت شاخص‌های عملکرد را بهتر مشخص می‌کنند. از طرفی با این سبک از مانیتورینگ می‌توانید کیفیت خروجی‌های خود را نیز به بهترین نحو ممکن بررسی کنید.
کلام آخر
در این مقاله نگاهی به بحث مانیتورینگ انداختیم. این مبحث یکی از مهم‌ترین کارهایی است که شما می‌توانید برای بررسی و نظارت بر پروژه‌های خود داشته باشید. شما با استفاده از سرویس ابری یوتاب می‌توانید از این سرویس در پروژه‌های خود استفاده کنید. امیدواریم از خواندن این مقاله نهایت استفاده را برده باشید.